Kevytyrittäjän aikasyöpöt ja mitä niille voi tehdä
Kevytyrittäjän arki voi olla hyvin täyttä, vaikkakin antoisaa. Kevytyrittäjän arkea voi sujuvoittaa huolellisella suunnittelulla ja hyvällä kalenterin hallinnalla. Jokainen kevytyrittäjä tietää varmasti tehtävälistojen, kalenterimerkintöjen ja kiertävien ruokalistojen tärkeyden. Siitä huolimatta monen kevytyrittäjän arjessa on edelleen aikasyöppöjä, joiden kanssa aikaa kuluu hukkaan. Tässä artikkelissa annan ensin yleisiä vinkkejä kevytyrittäjän ajanhallintaan. Niiden jälkeen kerron omakohtaisia kokemuksia itsensä työllistäjän aikasyöpöistä.
Vinkkejä kevytyrittäjän ajanhallintaan
Listasin alle yleisiä vinkkejä ajanhallintaan kevytyrittäjänä:
- Tunnista omat aikasyöppösi ja etsi niihin sitten ratkaisuvaihtoehtoja
- Priorisoi työtehtävät ja laadi realistinen aikataulu
- Panosta kunkin työtehtävän suunnitteluun ja valmisteluun
- Minimoi keskeytykset (voitko esimerkiksi sulkea puhelimen ja sähköposti-ilmoitukset)
- Mieti, mikä saa sinut keskittymään parhaiten (se voi olla vaikka pomodoro-tekniikka)
- Lopeta multitaskaus: monien asioiden tekeminen yhtä aikaa vain laskee työtehoa
- Opettele sanomaan “ei” (esimerkiksi pihatalkoille tai kutsuille kissanristiäisiin)
- Hyödynnä soveltuvia kalenterisovelluksia ja projektinhallintatyökaluja
- Pidä työpisteesi siistinä: siistissä paikassa on miellyttävää ja turvallista työskennellä, eikä aikaa kulu kadonneiden tavaroiden etsimiseen
Aikasyöpöistä pääsee siis eroon Kartoita, Karsi, Kehitä -metodilla. Kaikki lähtee siis siitä, että tunnistaa sen, mitkä asiat vievät liian paljon aikaa omassa arjessa. Seuraava askel on ongelmaan puuttuminen. Kaikkia aikasyöppöjä ei voi kitkeä pois, mutta niihin kuluvaa aikaa voi olla mahdollista rajata.
Jäljelle jääviin aikasyöppöihin voi kenties puuttua myös jollain uudella työkalulla. Voitko ulkoistaa joitain työtehtäviä? Ehkä jokin sovellus tai laite säästäisi aikaasi? Jokaisen kevytyrittäjän arki on niin erilaista, että kovin yksityiskohtaisia vinkkejä arjen sujuvoittamiseen on vaikea antaa.
Voit pohtia omaa arkeasi vaikkapa näiden ajanhallintaa käsittelevien kirjojen avulla:
- Anna Perho: Antisäätäjän käsikirja
- Marie Kondo & Scott Sonenshein: Konmari – Työnilon löytämisen taika
- Ajansiivouskirja – Ajankäytön taianomainen apulainen
Minun pahimmat aikasyöppöni
Minä olen toiminut freelancerina, kevytyrittäjänä ja toiminimiyrittäjänä vuodesta 2009. Nykyään minulla on kommandiittiyhtiö, mutta yhtiömuodon vaihtumisesta huolimatta arkeni on samanlaista kuin ennen. Alla kerron, millaisia minun pahimmat aikasyöppöni ovat, ja mitä niille olen tehnyt. Uskon, että monet kevytyrittäjät tunnistavat alta omat aikasyöppönsä saaden toivottavasti vinkkejä niistä eroon pääsemiseen.
1. Uutissivustojen selaileminen
Some on yleisesti ottaen yksi pahimmista aikasyöpöistä, olipa sitten palkkatyöläinen tai kevytyrittäjä. Olen onnistunut rajoittamaan Facebookin käytön minimiin, mutta jokin minussa kaipaa edelleen jatkuvaan tietotulvaan uppoutumista. Niinpä saatan selailla luvattoman pitkään Ylen ja iltapäivälehtien etusivuja (klikkaamatta kuitenkaan yhtään uutista auki!).
Haen niistä muka tietoa ja inspiraatiota, vaikka tosiasiassa vain pakoilen jotain vaikealta tuntuvaa työtehtävää (kuten tärkeän sähköpostiviestin laatimista).
Olen kuullut, että joka päivän tehtävälistaan kannattaa lisätä vain yksi todella tärkeä ja/tai vaikea työtehtävä. Se kannattaa pyrkiä tekemään ensimmäiseksi aamulla. Tämä vinkki on auttanut minua. Loppupäivästä on helpompi keskittyä rutiininomaisempiin tehtäviin, koska se hankalin on jo pois alta.
Jos sallin itselleni 5-15 minuuttia uutissivustojen selaamista, saatan laittaa herätyskellon soimaan, kun on aika lopettaa. Muuna aikana suljen turhat välilehdet, jotten tuntisi kiusausta surffailuun. Mikäli sinäkin huomaat käyttäväsi aikaa tiettyjen sivustojen selailuun, pyri rajoittamaan käyntien määrää ja vierailuaikaa. Täyskiellot eivät yleensä tepsi. Jos huomaat surffaavasi lykätäksesi tärkeää työtehtävää, päätä etukäteen kellonaika, jolloin hoidat asian. Sillä välin voit tehdä helpompia askareita – tai nukkua kunnon yöunet.
2. Telemarkkinointi ja mainossähköpostit
Puhelinnumeroni taitaa löytyä jokaisen telemarkkinointiyrityksen listoilta. Saan jatkuvasti yhteydenottoja puhelinmyyjiltä ja -haastattelijoilta. Telemarkkinoijat ovat töissä toimistoaikaan, kuten minäkin. Vaikka ei-toivottu soitto kestääkin vain muutaman minuutin, kun kohteliaasti kieltäydyn tilaamasta mitään, katkaisee se ikävästi flow-tilan. Puhelun jälkeen en välttämättä muista, mitä minun pitikään tehdä.
Ajattelin pitkään, etten voi pitää puhelinta äänettömällä, sillä puhelimen päässä voi olla myös asiakas. Vähä vähältä siirryin siihen, että en vastaa vieraisiin numeroihin ainakaan, ennen kuin olen tarkastanut numeron Fonectasta. Tarvittaessa soitan itse perään. Kokemukseni mukaan tähän kaikkeen menee yleensä vähemmän aikaa kuin puheluun vastaamiseen ja soittajan asian kuuntelemiseen.
Mainossähköpostejakin tulee runsaasti, ja niiden poistaminen vie aikaa. (Vinkki: Gmailissa on paremmat roskapostisuodattimet kuin Outlookissa.)
Otin muutama kuukausi sitten tavaksi peruuttaa jokaisen uutiskirjeen heti, kun sellainen tulee inboxiin, ja siirtää sen vasta sitten roskakoriin. Tämä onnistuu yleensä helposti, vaikkakin muutaman palvelun uutiskirjeen peruutus edellyttää sisäänkirjautumista.
Kaikki kevytyrittäjät eivät voi jättää vastaamatta puhelimeensa tai pitää puhelintaan äänettömällä. Ehkä voit ainakin tarkastaa sähköpostilaatikkosi harvemmin tai vähintäänkin peruuttaa turhat uutiskirjeet?
3. Toimimaton laite
Jos jokin yksittäinen esine on jatkuvasti epäkunnossa tai ei jostain muusta syystä täytä tehtäväänsä, kannattaa se korjata tai vaihtaa parempaan. Epätoimiva tarve-esine on aikasyöppö, mikä aiheuttaa myös runsaasti negatiivisia tunteita. Minun tapauksessani se oli ikivanha HP:n tulostin. Laskeskelin tässä, että vuoden mittaan olen saattanut käyttää aikaa kahden työpäivän verran tulostimeni lepyttelemiseen!
Minun ja käytettynä ostettujen/saatujen HP-tulostimien viha-rakkaussuhde kesti 2010-luvun alusta vuoteen 2022.
Vuoden 2022 lopussa luovutin ja ostin kaupasta uuden Canon-merkkisen tulostimen. Jaksan vieläkin hämmästellä sitä, miten helppoa on, kun tulostin alkaa toimia ensi yrittämällä.
Hämmästelen myös sitä, mikä sai minut käyttämään niin paljon aikaa kenkkuilevien tulostimien kanssa. Todennäköisesti pihiys ja pelko siitä, etten oppisi käyttämään uutta.
Viekö jokin laite liikaa aikaasi jatkuvilla toimintahäiriöillä? Et ehkä ole halunnut käyttää rahaa ostaaksesi uutta sen tilalle? On ekologista käyttää tuote ensin loppuun, mutta saattaisit säästää aikaa ja hermojasi “konmarittamalla” esineen, mistä alkaa olla enemmän haittaa kuin hyötyä.
4. Huomionkipeä auto jatkuvine korjaustarpeineen
Autoni mittarissa on miltei 400 000 kilometriä. Autokorjaamon ovi on tullut tutuksi. Välillä tuntuu, että kulutan sen saranoita liikaakin.
Auton kokonaiskustannukset ovat edelleen kohtuulliset, mutta korjaamoreissuihin palaa aikaa. Usein auto on jätettävä korjaamolle useiksi päiviksi, tulevathan varaosat ties mistä kaukaa. Silloin on suunniteltava myös se, miten pääsee korjaamolta kotiin ja taas takaisin. Entä miten pääsen esimerkiksi asiakastapaamiseen tai vaikkapa pankkiin?
Toistaiseksi olen tyytynyt kohtalooni ja saanut itseni uskomaan, että on kustannustehokkaampaa maksaa vanhan auton korjauksia kuin uuden auton kuukausieriä. Jokin pieni ääni päässäni kuitenkin vihjaa, että olisi jo aika luovuttaa.
Vietätkö sinäkin aikaasi autokorjaamossa tai uusintakatsastuksen uusintakatsastuksessa silloin, kun pitäisi olla töissä? Onko sinullekin tuttua peruuttaa tapaamisia odotellessasi tienposkessa hinausautoa? Jokin muu ratkaisu liikkumiseen voisi säästää aikaa ja mahdollisesti myös rahaa, vaikka kaarasta luopuminen voikin olla haikeaa.
Yhteenveto
Minulla ja sinulla on paljon mahdollisuuksia vaikuttaa siihen, mihin aika kuluu. Voimme vaikuttaa siihen, kuluuko se rikkinäisten asioiden kunnostamiseen ja kiireen sekä huolimattomuuden aiheuttamien virheiden oikaisemiseen, vai tehostammeko ajankäyttöämme niin, että aikaa jää myös rentoutumiseen. Sinun aikasyöppösi voivat olla hyvin erilaisia kuin minun, ja siksi niihin on etsittävä erilaisia ratkaisuja. Tämän artikkelin tarkoitus on haastaa sinua miettimään, mitä voit tehdä, jotta aikaa säästyy tärkeämpiin asioihin.
Kirjoittaja:
Marja Simonen Kultainto.com-blogista. Kultainto on kohtuulliseen kuluttamiseen kannustava blogi, missä on artikkeleita myös esimerkiksi työelämästä.
[/et_pb_text][/et_pb_column][/et_pb_row][/et_pb_section]